Undvik Excel hell!

Nu får det räcka, det är dags att släppa snuttefilten nu! Excel måste ut!

Missförstå mig rätt här, Excel är ett extremt kraftfullt verktyg men det är just kraften i det som gör det så lockade och förrädiskt. Det är väldigt enkelt att göra sitt första excelblad med lite formler, men det är lika enkelt att bygga in komplexitet som gör att du snabbt tappar kontroll över vad varje formel och värde faktiskt representerar. Och när ditt excelblad vandrat runt i organisationen och mailats fram och tillbaka så vet ingen längre vad som siffrorna under faktiskt står för då ingen (allra minst du) vet vad som ändrats. 

Problemet är att man ofta blandar inmatning och analys i samma datakälla och finns det risk att det blir ett mischmasch. Detta behöver inte vara ett problem om man gör det på ett enhetligt och kontrollerat sätt, men gör man det under okontrollerade former där en enskild användare sätter upp kopplingar, regler och mätetal är risken stor att nästa användare gör det på ett annat sätt och snart har vi tio olika sanningar på samma fråga. Excel är inget passande verktyg att sätta upp en sådan övervakad och kontrollerad miljö (har inte varit tanken heller, utan det ska användas som ett ad-hoc verktyg att göra egna rapport i). Detta i kombination med svårigheten att kunna spåra data och förändringar gör just Excel till en stor felkälla när det gäller datainmatning och dataanalys.

Det finns även en stor risk med att ditt excelblad böjs och ändras så att mätetalen du en gång angav nu kanske är ändrad av en person, så att målet om att det ska finnas En Sanning för vissa siffror är borta. Detta kan få oerhörda konsekvenser om olika avdelningar t ex räknar vinst på olika sätt.

Känner du igen dig i situationen beskriven ovan? Om nej, grattis! Du verkar ha ditt på det torra! Om ja, hur kan vi då göra situationen bättre? För det första så måste bryta isär inmatning, lagring och analys av data. Låt mig gå igenom det steg för steg.

Inmatning

Beroende på behov så kan man fortfarande behålla Excel för inmatning och lagring av data, eller så kan man bryta isär det ett steg till och standardisera inmatning till att ske med formulär som direkt skriver in i en excelfil på Sharepoint, eller låta en Microsoft Power App sköta detta. Med Power Apps så kan man enkelt bygga inmatningsappar som automatiskt distribueras till hela din organisation. Att bygga en inventeringsapp med qr-scanning av lagerhyllor har aldrig varit enklare.

Lagring

För att snabbt komma igång med uppstädningen så skulle jag säga att det absolut enklaste man kan göra är att helt sonika flytta över Excelbladet till Sharepoint t ex. En del städning behöver såklart göras men detta är det enklaste sättet. Man kan även ställa in så att lokala kopior av Excelbladet inte får göras för att än mer ha kontroll över datan.

Analys

Så, hur ska vi då göra analyser?

Om man redan kör Office 365 i organisationen så är mitt givna förslag här att använda sig av Power BI då det faktiskt ingår i din prenumeration. Power BI gör det (hyfsat) enkelt att skapa dashboards och rapporter som är långt kraftfullare än vad Excel någonsin kan åstadkomma. Du har dessutom kontroll över vad de bakomliggande siffrorna och formlerna faktiskt betyder då ingen användare kan ändra några siffror .

Slutsats

Hur startar man då ett sånt här arbete? Vart börjar man första spadtaget och vem kan hjälpa mig?

Här är några av mina råd:

* Prata med en kollega eller chef och presentera ditt problem så att ni kan göra en plan för att tackla problemet. 

* Ta ägarskap av datat, se till att du äger datat och har rätt att definiera relevanta mätetal.

* Bryt ner problemet i mindre delar för att enklare kunna lösa det. 

* Ta hjälp! Du kanske har en kollega som är intresserad av att hjälpa till att städa upp. Det finns även massor av material online, t ex om Power BI.

Så det var mina bästa och enklaste tips hur man tar sig ur ett excel-hell. Håller du med eller är jag helt ute och cyklar? Lämna gärna kommentarer här.

Vill du ha mer hjälp?

Just nu erbjuder vi Din organisation en timmes kostnadsfri BI konsultation med en av våra specialister. Kontakta oss här.

Hör gärna av dig till:
Liselott Alnestig
Telefon
070 633 66 35